Entlassungsanzeige teilstationaer

Anforderung

Über die Hintertür der in der Anlage 5 zur § 301-Vereinbarung den sog. Durchführungshinweisen hat sich mit der Umstellung auf PEPP eine kleine Neuerung eingeschlichen, da mit der Umstellung von tagesgleichen Pflegesätzen auf PEPP ein Wechsel der gesetzlichen Grundlage von KFPV auf BPflV verbunden ist.

1.4.10 Externe Aufenthalte mit Abwesenheiten über Mitternacht bei Versicherten in psychiatrischen und psychosomatischen Einrichtungen (BPflV) Externe Aufenthalte von Versicherten in psychiatrischen und psychosomatischen Krankenhäusern, die gemäß BPflV vergütet werden (unabhängig von der Anwendung des neuen Vergütungssystem nach §17d KHG), mit Abwesenheiten über Mitternacht werden ab dem 01.07.2013 (Aufnahmedatum) jeweils als „fiktive interne Verlegung“ dokumentiert. Bei tagesklinischen Behandlungen werden nur dann Zeiten der Abwesenheiten über Mitternacht dokumentiert, wenn mindestens 1 Tag der vollständigen Abwesenheit vorliegt. Als Tag der Entlassung/Verlegung und als Entlassungs-/Verlegungsuhrzeit sind der Tag und die Uhrzeit des jeweiligen Beginns der Abwesenheit mit der verlegenden Fachabteilung und dem Entlassungs-/Verlegungsgrund „239“ (Beginn eines externen Aufenthalt mit Abwesenheit über Mitternacht) in einer SG1 Segmentgruppe im ETL Segment anzugeben. Als Hauptdiagnose ist die Hauptdiagnose der verlegenden Fachabteilung anzugeben. Die Angabe der Sekundärdiagnose, des IK der aufnehmenden Institution sowie von Nebendiagnosen (NDG-Segment) entfällt. Bei der Rückkehr aus der Abwesenheit sind als Tag der Entlassung/Verlegung und als Entlassungs-/ Verlegungsuhrzeit der Tag und die Uhrzeit der jeweiligen Beendigung der Abwesenheit über Mitternacht mit der Pseudo-Fachabteilung „0003“ (Pseudo-Fachabteilung für externen Aufenthalt mit Abwesenheit über Mitternacht im BPflV-Bereich) und dem Entlassungs-/Verlegungsgrund „249“ (Beendigung eines externen Aufenthalt mit Abwesenheit über Mitternacht) anzugeben. Als Hauptdiagnose ist die Hauptdiagnose der verlegenden internen Fachabteilung zu übernehmen. Die Angabe der Sekundärdiagnose, des IK der aufnehmenden Institution sowie von Nebendiagnosen (NDG-Segment) entfällt. In der Entlassungsanzeige ist zusätzlich zu den ETL-Segmenten für die Fachabteilungen (und deren Daten) die für den gesamten Krankenhausfall maßgebliche Hauptdiagnose (ggf. mit Nebendiagnosen) durch eine weitere (letzte!) Segmentgruppe SG1 zu übermitteln, die im Segment ETL den Pseudo-Code "0000" für den Krankenhausbezug sowie die Daten der Entlassung/Verlegung enthält.

Umsetzung

Im Klinik Assistenten stehen, zur Umsetzung der Anforderung, drei Optionen zur Verfügung die sich ergänzend verwendet werden können.

• Nein: Bei der Entlassungsanzeige werden die Abwesenheiten ausschließlich über die Aufenthalte der Behandlungsdaten zu dem Fall ermittelt.
• Kalender: Zusätzlich zu den Aufenthalten der Behandlungsdaten zu dem Fall werden die Daten aus dem Kalender herangezogen. Sofern an einem Behandlungstag kein individueller Behandlungsbeginn bzw. Behandlungsende vereinbart wurde, werden die entsprechenden Behandlungszeiten aus den unten stehenden Wochentagen als verwendet.
• Verlauf: Zusätzlich zu den Aufenthalten der Behandlungsdaten zu dem Fall werden die Daten aus dem Kalender herangezogen. Sofern an einem Behandlungstag kein individueller Behandlungsbeginn bzw. Behandlungsende vereinbart wurde, wird der Behandlungsbeginn an einem Behandlungstag auf den ersten dem Fall zugeordneten Verlaufseintrag in der med. Dokumentation an dem Tag gesetzt und endet mit dem letzten dem Fall zugeordneten Verlaufseintrag in der med. Dokumentation an dem Tag. Sofern an einem Behandlungstag kein Verlaufseintrag vereinbart wurde, werden die entsprechenden Behandlungszeiten aus den unten stehenden Wochentagen als verwendet.

 
Die gewünschte Option wird in den „Haustammdaten“ im Reiter „Teilstationär“ der Rubrik „KFPV“ festgelegt. Über die Behandlungszeiten für die einzelnen Wochentage wird die reguläre Behandlungszeit in der Klinik vereinbart, die selbstverständlich bei jedem Patienten individuell für jeden Tag angepasst werden kann. Bei der Einstellung Verlauf, kann über die Angaben in Minuten in den Feldern Verlauf Beginn/Ende der Behandlungsbeginn an einem Behandlungstag bezogen auf den ersten Verlaufseintrag vorgezogen bzw. das Behandlungsende hinausgeschoben werden.

Aufenthalsdaten im Fall

Bei jedem teilstationären Behandlungsfall im Klinik Assistenten können beliebig viele Aufenthalte angelegt werden in einer zeitlichen Abfolge. Ist ein Patient mehr als 24 Stunden nicht in der Klinik anwesend kann der erste Aufenthalt zum Zeitpunkt des Beginns der Unterbrechung beendet werden, und zum Zeitpunkt der Wiederaufnahme der Behandlung ein neuer Aufenthalt angelegt werden.
Beispiel:

1. Aufenthalt vom 15.07.2014 – 25.07.2014
2. Aufenthalt vom 05.08.2014 – 14.08.2014

 
Dabei ist zu beachten, dass bei einem Aufenthalt vor einer Behandlungsunterbrechung der Entlassungsgrund 23 (1. und 2. Stelle) in Kombination mit dem Entlassungsgrund 3 (3. Stelle) eingetragen wird.

Entlassungsanzeige

 
Die Entlassungsanzeige enthält insgesamt vier Segmente ETL Beendigung 1. Aufenthalt

• Beendigung Unterbrechung
• Beendigung 2. Aufenthalt
• Kompletter Krankenhausaufenthalt

ICD-Codes

Bitte beachten Sie, dass zu jedem Aufenthaltszeitraum eine Abteilungshauptdiagnose vereinbart wird. Die Fallhauptdiagnose bei einem Aufenthalt ist zugleich die Abteilungshauptdiagnose für den Aufenthaltszeitraum.


 

Kalender

Hauskalender der Klinik

Bei jedem teilstationären Behandlungsfall im Klinik Assistenten können beliebig viele Aufenthalte angelegt werden in einer zeitlichen Abfolge. Für jeden Aufenthalt werden die Behandlungs- bzw. Berechnungstage anhand der für die Klinik über die Funktion „Kalender für teilstat. Behandlung“ (im Modul KFPV unter den Stammdaten – Abrechnungsdaten) vereinbarten Behandlungstage ermittelt.
 

 
Im Feld Tage werden die im selektierten Zeitraum enthaltenen Behandlungstage ausgewiesen. Im Feld ohne Behandlung werden die im selektierten Zeitraum enthaltenen Tage ohne Behandlung/Berechnung ausgewiesen. Der Klinik Assistent belegt standardmäßig die Samstage und Sonntage als behandlungsfreie Tage, ebenso werden die gesetzlichen Feiertage entsprechend eingetragen. Bitte beachten Sie dass die Feiertagsregelung nicht bundeseinheitlich ist, bitte überprüfen Sie vor dem Beginn eines neuen Kalenderjahres die entsprechenden behandlungsfreien Tage. Zur besseren Übersichtlichkeit werden die vom System vorgegebenen Feiertage in der Spalte Feiertag ausgewiesen. In der Spalte Behandlung wird durch den Buchstaben „J“ angezeigt, dass es sich bei dem Tag um einen Behandlungstag bzw. durch den Buchstaben „N“ um einen behandlungsfreien Tag handelt. Zusätzlich werden behandlungsfreie Tage farblich hervorgehoben. Durch einen Doppelklick mit der Maus auf den gewünschten Tag kann die Kennung in der Spaltenbehandlung umgeschaltet werden. Ebenso kann mit den Tasten „J“ und „N“ die Kennung zum angewählten Datum geändert werden.  Bei einem behandlungsfreien Tag im Kalender der Klinik ergibt sich eine Behandlungsunterbrechung von mehr als vierundzwanzig Stunden. Ist die Einstellung „Kalender“ in den „Hausstammdaten“ aktiviert, wird bei der Erstellung einer Entlassungsanzeige automatisch die Unterbrechung in den geforderten Segmenten ETL und NDG erstellt. Dabei wird bei den Tagen die nicht auf einen Behandlungsbeginn bzw. ein Behandlungsende fallen, der jeweilige Behandlungsbeginn bzw. das Behandlungsende aus den Angaben in den „Haustammdaten“ des entsprechenden Wochentages verwendet.

Die Entlassungsanzeige enthält zusätzlich zu den vier ETL-Segmenten weitere eingeschobene ETL-Segmente. Der Umfang der Entlassungsanzeige wird durch die zusätzlichen Segmente erheblich größer, und bildet den zeitlichen Behandlungsablauf reproduzierbar ab. In dem aufgeführten Beispiel wird die Behandlung jedem Freitag in einem Aufenthalt beendet und die Behandlungsunterbrechung am darauffolgenden Montag beendet.

• Beendigung Freitag 15.07
• Beendigung Montag 18.07
• Beendigung Freitag 22.07
• ..
• Beendigung 1. Aufenthalt 02.08.
• Beendigung Unterbrechung 05.08
• Beendigung Freitag 05.08
• Beendigung Montag 08.08
• Beendigung Freitag 12.08
• …
• Beendigung 2. Aufenthalt 16.08
• Kompletter Krankenhausaufenthalt

Individueller Fallkalender

Für jeden Aufenthalt werden die Behandlungs- bzw. Berechnungstage anhand der für die Klinik über die Funktion „Kalender für teilstat. Behandlung“ (im Modul KFPV unter den Stammdaten – Abrechnungsdaten) vereinbarten Behandlungstage ermittelt. Die Vereinbarung der Behandlungstage kann individuell bei jedem Behandlungsfall für jeden Tag der im Behandlungszeitraum liegt geändert werden. Zu jedem Behandlungstag kann individuell der Behandlungsbeginn und das Behandlungsende vereinbart werden. Bei zwei hintereinander liegenden Behandlungstagen erfolgt eine Prüfung auf vierundzwanzig Stunden Abwesenheit und sofern die Abwesenheit die vierundzwanzig Stunden überschreitet werden zwei weitere ETL-Segmente automatisch in die Entlassungsanzeige eingefügt.
 

 
Wird ein individueller Eintrag im Fallkalender mit dem Beginn bzw. dem Ende eines Aufenthalts vorgenommen wird in diesem Fall der Behandlungsbeginn bzw. das Behandlungsende immer auf den im Aufenthalt erfassten Wert gesetzt, unabhängig von der Angabe im Fall-Kalender.
In dem Beispiel Fall wird die Behandlung zusätzlich am Dienstag den 19.07 unterbrochen und die Unterbrechung am 20.07 wieder aufgehoben. Das individuelle Behandlungsende am Donnerstag den 21.07 um 19:00 führt zu keiner weiteren zu meldenden Behandlungsunterbrechung da die Standard-Vorgabe in den Haustammdaten für Freitage auf 07:45 vereinbart wurde und die Behandlung innerhalb von vierundzwanzig Stunden wieder aufgenommen wird.
 

• Beendigung Behandlung Freitag 15.07
• Beendigung Unterbrechung Montag 18.07
• Beendigung Behandlung Dienstag 19.07 12:00
• Beendigung Unterbrechung Mittwoch 20.07 13:00
• Beendigung Behandlung Freitag 22.07
• ..
• Beendigung 1. Aufenthalt 02.08.
• Beendigung Unterbrechung zwischen 1. und 2. Aufenthalt 05.08
• Beendigung Behandlung Freitag 05.08
• Beendigung Unterbrechung Montag 08.08
• Beendigung Behandlung Freitag 12.08
• …
• Beendigung 2. Aufenthalt 16.08
• Kompletter Krankenhausaufenthalt

Im individuellen Fall Kalender steht über das Bearbeitungsformular die Option zur Verfügung bei jedem Behandlungstag die Behandlungszeit von und die Behandlungszeit bis individuell zu hinterlegen.  

 

Verlauf

Alternativ zu dem Behandlungsbeginn und dem Behandlungsende an einem Behandlungstag über die individuelle Erfassung können die Angaben auch über die med. Verlaufsdokumentation vorgenommen werden. Dazu können wahlweise gesonderte Schlagwörter angelegt werden oder der Behandlungsbeginn wird über die dokumentierten Behandlungen ermittelt. Bei der Einstellung „Verlauf“ in den Hausstammdaten haben die Angaben in der med. Verlaufsdokumentation die Priorität vor den Angaben im individuellen Fallkalender zur Festlegungen des Behandlungsbeginns und des Behandlungsendes an einem Behandlungstag. Für den Behandlungsbeginn wird der med. Verlaufseintrag mit der kleinsten „Zeit von“ zu dem Datum herangezogen, med. Verlaufseinträge ohne Angabe im Feld „Zeit von“ werden nicht berücksichtigt. Für das Behandlungsende wird der med. Verlaufseintrag mit der größten „Zeit bis“ zu dem Datum herangezogen. In beiden Fällen werden auch med. Verlaufseinträge ohne Relevanz für das OPS-Mapping berücksichtigt.
 

 
Wird ein individueller Eintrag in der med. Verlaufsdokumentation zum Beginn- bzw. Ende-Datum eines Aufenthalts vorgenommen, wird in diesem Fall der Behandlungsbeginn bzw. das Behandlungsende immer auf den im Aufenthalt erfassten Wert gesetzt, unabhängig von der Angabe in der med. Dokumentation. Einträge in der med. Verlaufsdokumentation außerhalb eines in den Aufenthaltsdaten eingeschlossenen Zeitpunkts werden für die Entlassungsanzeige nicht berücksichtig.   In dem Beispiel Fall wird die Behandlung am 15.07 um 16:30 beendet über den Eintrag in der med. Verlaufsdokumentation, da am 15.07 die Behandlung unterbrochen wird. Über den Kalender wird die am Dienstag den 19.07 unterbrochen und die Unterbrechung am 20.07 wieder aufgehoben. Das individuelle Behandlungsende am Donnerstag den 21.07 um 19:00 führt zu keiner weiteren zu meldenden Behandlungsunterbrechung da die Standard-vorgabe in den Haustammdaten für Freitage auf 07:45 vereinbart wurde und die Behandlung innerhalb von vierundzwanzig Stunden wieder aufgenommen wird. Die Angaben in der med. Verlaufsdokumentation am 26.07 führen zu einem Behandlungsende um 11:00 und am 27.07 zu einem Behandlungsbeginn um 13:00 (der früheste Eintrag in der med. Verlaufsdokumentation am 27.07 abzgl. der 60 Minuten die in den Hausstammdaten vereinbart sind). Es ergibt sich eine Behandlungsunterbrechung von mehr als 24 Stunden die in dem Segment ETL der Entlassungsanzeige dokumentiert wird. Die Angabe in der med. Verlaufsdokumentation am 01.08 führt zu einem Behandlungsbeginn um 06:30 (der früheste Eintrag in der med. Verlaufsdokumentation am 01.08 abzgl. der 60 Minuten die in den Hausstammdaten vereinbart sind). Der Eintrag in der med. Verlaufsdokumentation am 02.08 um 18:30 wird nicht berücksichtigt da er nach dem Entlassungszeitpunkt im Aufenthalt um 16:00 liegt. Die Einträge in der med. Verlaufsdokumentation am 09.08 und am 10.08 stehen beispielhaft für eine aktuelle Behandlungsdokumentation. Die Einträge führen zu keiner Behandlungsunterbrechung (es liegt keine Behandlungsunterbrechung von mehr als 24Std. vor) und haben keinerlei Auswirkung auf die Entlassungsanzeige.

• Beendigung Behandlung Freitag 15.07
• Beendigung Unterbrechung Montag 18.07
• Beendigung Behandlung Dienstag 19.07 12:00 individueller Fall-Kalender
• Beendigung Unterbrechung Mittwoch 20.07 13:00 individueller Fall-Kalender
• Beendigung Behandlung Freitag 22.07
• Beendigung Unterbrechung Montag 25.07
• Beendigung Behandlung Dienstag 26.07 11:00 med. Verlaufseintrag
• Beendigung Unterbrechung Mittwoch 27.07 13:00 med. Verlaufseintrag
• Beendigung Behandlung Freitag 29.07
• Beendigung Unterbrechung Montag 01.08 06:30 med. Verlaufseintrag
• Beendigung 1. Aufenthalt 02.08.
• Beendigung Unterbrechung zwischen 1. und 2. Aufenthalt 05.08
• Beendigung Behandlung Freitag 05.08
• Beendigung Unterbrechung Montag 08.08
• Beendigung Behandlung Freitag 12.08
• …
• Beendigung 2. Aufenthalt 16.08
• Kompletter Krankenhausaufenthalt

Abschluss

Empfehlung

Wir empfehlen die Anlage von getrennten Aufenthalten nur im Rahmen einer Fallzusammenführung bei der Abrechnung von Behandlungen nach dem neuen pauschalierenden Entgeltsystem für psychiatrische und psychosomatische Einrichtungen (PEPP) zu verwenden. Der Erfassungsaufwand für die einzelnen Behandlungszeiträume ist sehr viel aufwendiger als die Erfassung eines Behandlungstages bzw. eines abweichenden Behandlungsbeginns oder Behandlungsendes zu einem Fall. Bei der zeitlichen Steuerung zum täglichen Behandlungsbeginn und zum Behandlungsende für die Ermittlung von Behandlungsunterbrechungen von mehr als 24 Stunden, können im Klinik Assistenten beide Varianten – Kalender und Verlauf – gemischt werden. Wir empfehlen sofern die Behandlungsunterbrechung über den Verlauf gewählt wird auf die individuellen Einträge der Behandlungszeiten im Fall-Kalender zu verzichten, da dies sonst ggf. sehr unübersichtlich wird.

Ausblick

Sofern Sie in Ihrem Haus ein digitales Zeiterfassungssystem für Ihre Patienten einrichten möchten, vermutlich der Traum eines jeden Therapeuten, sprechen Sie uns an ggf. können die Daten automatisch in den Klinik Assistenten übernommen werden.

Hinweis

(1) In dem verwendeten Beispiel wurden keine OPS-Codes für die Therapie eingetragen um die Übersichtlichkeit der Entlassungsanzeigen nicht über Gebühr zu strapazieren.