Bestellmanagement-Benutzerhandbuch: Arbeiten mit Bestellmanagement
Inhaltsverzeichnis
- 1 Positionen in Bestellungen und Rechnungen
- 2 Interne Artikel - sperren
- 3 Anforderung
- 4 Lieferantenstammdaten
- 5 Hausstammdaten
- 6 Rechnungseingang
- 7 Rechnungsübersicht
- 8 Rechnungsbearbeitung
- 9 Rechnungsnummer
- 10 Positions-/Bewegungsübersicht
- 11 Positionsbearbeitung
- 12 Positionsberechnung
- 13 Positions-Auswertung
- 14 Betriebsstätten
- 15 Mehrwertsteuer
Positionen in Bestellungen und Rechnungen
| Zur Information welche Position einer Bestellung welcher Rechnung zugeordnet ist kann einfach über die Auswahl der Bestellungen die gewünschte Bestellung angewählt werden.
Dazu stehen die Selektions- und/oder Positionierungsoptionen des Grids zur Verfügung. | |
| In dem Bearbeitungsformular zu einer einzelnen Bestellung sind alle der Bestellung zugeordneten Positi-onen im Reiter/Tabsheet Artikel aufgeführt. | |
| Wählen Sie den gewünschten Artikel an, steht in dem Bearbeitungsformular im Reiter/Tabsheet Lieferant u.a. die Rechnungsnummer. | |
Interne Artikel - sperren
| Interne Artikel können, sofern diese Artikel nicht mehr bestellt werden sollen, durch die Kennung „JA“ im Eingabefeld „Gesperrt“ markiert werden. | |
| Bei der Bearbeitung von Anforderungen wird die Information „Gesperrt“ des Artikels mit angezeigt. | |
| Bei der Auswahl von als gesperrt markierten Artikeln wird ein Auswahldialog am Bildschirm dargestellt. | |||||||||
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| Bei der Verwendung eines gesperrten Artikels erfolgt vor dem Speichern eine Abfrage ob dieser Artikel verwendet werden soll. Dieser Abfragedialog wird bei der Erstellung der Anforderung und bei der Zuordnung der internen Anforderung zu einem externen Artikel eingeblendet. | |
Anforderung
Interne Artikel
| Im Bestellmanagement kann bei der Bearbeitung einzelner Positionen die angefordert sind über einen Mausclick auf die drei Punkte neben der Artikelnummer auf den internen Artikelstamm des zugeordneten Artikels zugegriffen werden. | |
| Der Artikelstamm des internen Artikels zu der Position kann eingesehen und ggf. modifiziert werden. | |
Anforderungen ohne Berechnung
Im Bestellmanagement können einzelne Positionen die angefordert ohne in die Rechnungstellung zu laufen verwaltet werden. Dazu bestehen zwei Optionen:
- Alle Anforderungen die von einer bestimmten Stelle angefordert werden.
- Alle Anforderungen zu einem internen Artikel, der einer speziellen Artikelgruppe zugeordnet ist.
Anfordernde Stelle
| Alle Anforderungen die einem internen Artikel zugeordnet sind, der einer bestimmten Artikelgruppe zu-geordnet ist, können aus der Rechnungszuordnung herausgenommen werden. Wird eine Anforderung eines internen Artikels, der einer „nicht abgerechnet“ gekennzeichneten Artikelgruppe zugeordnet ist, wird diese Anforderungsposition keiner Rechnung zugeordnet werden. | |
| Wird in der Stammdatenbearbeitung der Artikelgruppe im Feld „Nicht abrechnen“ der „Hacken“ gesetzt, wird alle Anforderungen für Artikel denen diese Artikelgruppe zugeordnet sind nicht bei der Zuordnung der Rechnungspositionen aufgeführt. | |
| In den Stammdaten der internen Artikel wird die Artikelgruppe zugeordnet. | |
Bestellung
| Die Funktionalität zur Bearbeitung über Drag und Drop wurde erweitert. Zusätzlich zur Zuordnung eines externen Artikels zu einer Anforderung kann jetzt die Zuordnung per Drag und Drop wieder aufgehoben werden.
Zuordnung – Die Maustaste im Grid der externen Artikel (rechtes Grid) drücken und gedrückt halten, die Maus in das Grid der Anforderungen (linkes Grid) ziehen und die Maustaste los lassen. Zuordnung aufheben – Die Maustaste im Grid der zugeordneten Artikel (unteres Grid) drücken und gedrückt halten, die Maus in das Grid der Anforderungen (linkes Grid) ziehen und die Maustaste los lassen. Die bisher bereits über die Toolbar des jeweiligen Grids steht unverändert zur Verfügung. | |
Lieferantenstammdaten
| Die Lieferantenstammdaten können vom automatischen Update der Daten die von den Lieferanten zur Verfügung gestellt werden ausgenommen werden. Es werden ausschließlich die Lieferantenstammdaten nicht aktualisiert. Damit können ggf. individuelle Änderungen an den Lieferantenstammdaten beibehalten werden. Die Artikelstammdaten zu dem Lieferanten werden aktualisiert. | |
Hausstammdaten
Hausstammdaten
| In den Hausstammdaten werden individuelle Daten der Klinik hinterlegt die bei Anschreiben, Auswertungen und Statistiken zugeordnet werden. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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Bestellmanagement
| Hier werden die Beginne der verschiedenen Nummer festgelegt. | |
Multimedia
| Hier werden die Pfade der Sounddatein, die bei bestimmten Aktionen abgespielt werden sollen hinterlegt.
Ein Sound kann abgespielt werden bei:
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Verlauf
| Hier ist die Sicherheitshöhe des Verlaufs hinterlegt.
Sofern die Rezepte beim Druck in die Verlaufsdokumentation übernommen werden sollen, ist im Anwahlfeld „Rezept“ das Schlagwort einzutragen unter dem die Rezepte in der med. Verlaufsdokumentation verwaltet werden sollen. Sofern kein Eintrag vorgenommen wird, werden die Rezeptdaten nicht gespeichert. | |
Rechnungseingang
| Die Funktion Rechnungseingang ermöglicht die Zusammenstellung von Rechnungen der Lieferanten anhand von bestellten bzw. bestellten und gelieferten Artikeln. | |
Auf der linken Seite sind alle Positionen aufgeführt die über das Bestellmanagement bestellt bzw. bestellt und als geliefert gekennzeichnet wurden.
Auf der rechten Seite sind alle Positionen aufgeführt die einer Rechnung zugeordnet sind, bzw. einer Rechnung zugeordnet werden sollen.
Die Zuordnung der Positionen erfolgt über die Türkis farbigen Pfeile zwischen den beiden Grids (Daten-gitter). Jede Position wird nur auf einer Seite aufgeführt. Sofern auf der rechten Seite bereits eine Position angezeigt wird, werden auf der linken Seite nur noch Positionen zu dem Lieferanten aufgeführt der bei der auf der rechten Seite aufgeführten Position zugeordnet ist. Mit dem Pfeil wird die Position von der linken Seite auf die rechte Seite verschoben die auf der linken Seite markiert ist. Mit dem doppelten Pfeil werden alle Positionen von der linken auf die rechte Seite verschoben, die die gleiche Bestell-Nr. aufweisen wie die Position die auf der linken Seite markiert ist.
Mit dem Pfeil wird die Position von der rechten auf die linke Seite verschoben die auf der rechten Seite markiert ist. Mit dem doppelten Pfeil werden alle Positionen von der rechten Seite auf die linke Seite verschoben, zugleich werden auf der rechten Seite wieder alle Positionen aufgeführt die als bestellt bzw. bestellt und als geliefert gekennzeichnet wurden, die Selektion nach dem Lieferanten wird aufgehoben.
Im Feld Netto wird die Summe der Nettobeträge der auf der rechten Seite aufgeführten Positionen angezeigt. Sofern bei der Position ein „Positionsbetrag Netto“ erfasst wurde wird dieser verwendet, ansonsten wird der Nettobetrag für die Position anhand der Anzahl der Verpackungseinheiten und der Menge der Verpackungseinheiten, bezogen auf die Menge je Preiseinheit und dem zum Rechnungszeitpunkt gültigen Preis ermittelt, sofern noch kein Rechnungsdatum erfasst wird das das aktuelle Tagesdatum als Rechnungsdatum herangezogen.
Im Feld MwSt. wird der beim internen Artikel der hinterlegte Mehrwertsteuersatz bezogen auf den Netto-betrag ermittelt, sofern kein MwSt.-Satz hinterlegt ist wird als Standardvorbelegung der aktuell gültige MwSt.-Satz (zur Zeit 19%) verwendet. Im Feld Korrektur kann ein Korrekturbetrag (Nettobetrag) erfasst werden z.B. für einen Skonto betrag oder Liefer- und Verpackungskosten. Dieser Korrekturbetrag wird pauschal verbucht und nicht auf die bestellten Positionen verteilt. Im Feld Lieferant wird der den Positionen für die die Rechnung erstellt wird angezeigt.
Im Feld Rechnungsdatum kann das gewünschte Rechnungsdatum eingetragen werden, sofern kein Rech-nungsdatum manuell erfasst wird, wird die Rechnung zum aktuellen Tagesdatum (Systemdatum des PCs) erstellt.
Im Feld Rechnungs-Nr. muss die Rechnungsnummer des Lieferanten eingetragen werden. Wird eine Rechnungsnummer eingetragen zu dem bei dem Lieferanten bereits eine Rechnung erfasst wurde werden im rechten Grid alle Positionen zu der Rechnung zusätzlich mit aufgeführt. Über den Button Rechnung wird die Rechnung mit den im rechten Grid angezeigten Positionen gespeichert.
Sofern die Rechnung noch nicht verbucht wurde, können jederzeit weitere Positionen zu einer bereits gespeicherten Rechnung hinzugefügt werden, ebenso können aus einer bereits gespeicherten Rechnung Positionen wieder entfernt werden.
| Beim Speichern einer Rechnung werden die ggf. ermittelten Positionsbeträge fest in den Positionsdaten im Feld Positionsbetrag Netto gespeichert. | |
Rechnungsübersicht
| Im Grid(Datenbankgitter) Rechnungsübersicht werden alle im Modul Bestellmanagement, erstellten Rech-nungen aufgeführt. Sofern eine Rechnung gelöscht wird, werden die der Rechnung zugeordneten Positionen wieder zurück gestuft als bestellte, bzw. gelieferte Artikel die noch keiner Rechnung zugeordnet sind. | |
| Beim Öffnen einer Rechnung werden die Rechnungsbeträge die bei der Rechnung hinterlegt sind anhand der Positionsbeträge überprüft, sofern eine Differenz auftritt wird ein Dialog am Bildschirm dargestellt. | |
Rechnungsbearbeitung
| Im Formular der Rechnungsbearbeitung kann der manuell zu erfassende Korrekturbetrag ggf. modifiziert werden. Im Reiter „Artikel“ sind alle der Rechnung zugeordneten Positionen aufgeführt. | |
Rechnungsnummer
| Die Rechnungsnummer des Lieferanten kann als alphanumerischer Wert mit bis zu 25 Stellen hinterlegt werden. | |
Rechnungsnummer ändern
| Die Rechnungsnummer kann nachträglich korrigiert werden. Die Funktion kann wahlweise über den Button „alt-neu“ in der Toolbar angewählt werden, oder über den Menüpunkt „Bearbeiten-Datensatz ändern“.
In dem Formular zur Korrektur der Rechnungsnummer wird die bisher verwendete Rechnungsnummer dargestellt und die neue Rechnungsnummer kann erfasst werden. Bitte beachten Sie, dass jede Rech-nungsnummer bei einem Lieferanten eindeutig sein muss. | |
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Nach dem Speichervorgang, der wahlweise über den „grünen Haken“ in der Toolbar oder über den Menüpunkt „“Bearbeiten-Speichern“ angewählt werden kann, wird der Speichervorgang in einem Dialog bestätigt. | |
Positions-/Bewegungsübersicht
| Die Positions-bzw. Bewegungsübersicht wurde erweitert um die Funktionalität zum Wechseln der Anzeige zwischen allen Positionen und allen nicht stornierten Positionen.
Ist der Button in der Toolbar/Werkzeugleiste gedrückt, werden alle Positionen bzw. Bewegungen im Da-tengitter/Grid angezeigt, zur Kennzeichnung der einzelnen Positionen bzw. Bewegungen wird die Spalte „Storno“ im Grid eingeblendet. Als Standardeinstellung wird die Anzeige ohne die stornierten Bewegungen/Positionen verwendet, die Spalte „Storno“ wird nicht dargestellt. | |
| Die Funktionalität Storno steht ebenfalls über das Menü unter dem Punkt „Bearbeiten-Storno“ zur Verfügung. | |
| Die Funktionalität des Stornobuttons steht auch bei der Bearbeitung von Formularen zur Verfügung die neben dem Grid/Datengitter der Bewegungen/Positionen über weitere Bearbeitungs- bzw. Anzeigebereiche verfügen. | |
| Aus dem Grid/Datengitter der Positions-/Bewegungsübersicht verfügt zudem über einen direkten Zugriff auf dem bei der Bewegung hinterlegten Artikelinformationen, ohne den Zwischenschritt über die Bewe-gung/Position.
Über den Button Info kann direkt auf die Artikelstammdaten des bei der Position/Bewegung hinterlegten Artikels zugegriffen werden. Sofern zu der Position/Bewegung kein Artikel hinterlegt wurde, ist der Button ohne Funktion, dies ist z.B. der Fall sofern für eine Anforderung in der Klinik noch kein entsprechender Artikel angelegt und zugeordnet wurde. Die Funktionalität der Artikelinformation steht ebenfalls über das Menü unter dem Punkt „Bearbeiten-Artikelinfo“ zur Verfügung. | |
Positionsbearbeitung
| In die Bearbeitung einzelner Positionen wurden Auskunftsfunktionen zur den externen Artikeln, Lieferanten, Bestellungen und Rechnungen im Register/Tabsheet Lieferant eingebunden, sofern der Position die entsprechenden Informationen bereits zugeordnet sind. | |
| In dem aufgeführten Beispiel können die Daten zum externen Artikel, zum Lieferanten und zur Bestellung direkt aus der Positionsbearbeitung heraus aufgerufen werden.
Sofern ein Artikel zu der Position zugeordnet ist, kann über den Button neben der Artikel-Nr. die voll-ständigen Daten zu dem Artikel angewählt werden. | |
Mengenbearbeitung
| Im Formular der Positionsbearbeitung wird eine Prüfung auf die erfasste Menge mit der Verpackungseinheit je Menge und der Anzahl der Verpackungseinheiten durchgeführt. Sofern die Mengen nicht übereinstimmen wird ein Hinweisdialog eingeblendet. Zusätzlich wurde die Bearbeitung der Menge ab der Bearbeitungsstufe „bestellt“ auf dem Tabsheet/Register „Lieferant“ zur Bearbeitung freigeschaltet. | |
| Wird ab der Bearbeitungsstufe „bestellt“ die Mengeneinheit reduziert, wird automatisch für die verbleibende Menge eine Teilanforderung erstellt. In dem Feld „Beschreibung“ im Tabsheet/Register „Bedarf“ werden die Änderungen dokumentiert. | |
| Die Teilanforderung weist im Feld Beschreibung den Hinweis auf die ursprüngliche Position aus, die Anzahl der Verpackungseinheiten wir dabei soweit dies möglich ist automatisch an die verbleibende Teilmenge angepasst. | |
Bearbeitung von berechneten Positionen
| Die Bearbeitung von berechneten Positionen ermöglicht eine Modifikation der Zuordnung der internen Artikel im Reiter/Tabsheet „Bedarf“.
Sofern eine Position bereits einer Rechnung zugeordnet ist, kann die Zuordnung des internen Artikels modifiziert werden um ggf. auf eine Umstrukturierung innerhalb der Klinik zu reagieren. Die Information zum „Status“ einer Position ist dem Feld „Status“ zu entnehmen. Bitte beachten Sie, dass keine Systemsei-tige Prüfung vorgenommen werden kann (sofern z.B. bei bestelltem Verbandsmaterial Lebensmittel er-satzweise zugeordnet wird). Der tatsächlich bestellte externe Artikel kann nicht verändert werden. In der „Beschreibung“ zum Artikel wird eine Information hinterlegt „Interne Artikelnr. Geändert am <Datum> <Uhrzeit> von: <der bisher zugeordneten Artikelnummer> auf <die neu zugeordnete Artikelnummer>“. | |
Positionsberechnung
| Bei der Ermittlung des Positionsbetrags wird aus der Menge je Preiseinheit und dem Preis der Einzelpreis ermittelt. Dabei ist zu beachten dass die auf der Bestellung aufgeführte Menge sich berechnet aus der angeforderten Menge bezogen auf die Menge je Verpackungseinheit.
Bei der Anlage der Stammdaten wird der Preis je Stück zur Information ausgewiesen, (1,036 = Preis / Menge je Preiseinheit). | |
| Bei einer angeforderten Menge von 10 Stk. und einer Menge je Verpackungseinheit von 10 Stk. wird auf der Bestellung die Menge 1 angegeben (1 = Anzahl der bestellten Verpackungseinheiten).
Der auf der Bestellung ausgewiesene Preis bezieht sich auf eine Verpackungseinheit (10,36 = Preis / Menge je Preiseinheit * Menge je Verpackungseinheit). Der auf der Bestellung ausgegebene Preis Ges. bezieht sich auf die Menge der Verpackungseinheiten bezogen auf den Preis je Verpackungseinheit (10,36 = Menge[Anzahl der VE] * Preis[je VE]). | |
| Bei der Anlage der Stammdaten wird der Preis je Stück zur Information ausgewiesen, (10,36 = Preis / Menge je Preiseinheit). | |
| Bei einer angeforderten Menge von 10 Stk. und einer Menge je Verpackungseinheit von 10 Stk. wird auf der Bestellung die Menge 1 angegeben (1 = Anzahl der bestellten Verpackungseinheiten).
Der auf der Bestellung ausgewiesene Preis bezieht sich auf eine Verpackungseinheit (103,60 = Preis / Menge je Preiseinheit * Menge je Verpackungseinheit). Der auf der Bestellung ausgegebene Preis Ges. bezieht sich auf die Menge der Verpackungseinheiten bezogen auf den Preis je Verpackungseinheit (103,60 = Menge[Anzahl der VE] * Preis[je VE]). | |
Positions-Auswertung
| Die Auswertung(en) basiert/en auf den erfasste Positionen.
Dazu stehen alle in den Grids zur Verfügung stehenden Standard-Optionen zur Verfügung. | |
Auswertung
| Die Auswertungen zum Bestellmanagement wurde und eine Druckvariante „Auswertung“ erweitert. Die Auswertung steht über das Menü oder den Druckbutton in der Toolbar zur Verfügung. | |
| Bei der Auswertung wird eine Zwischensumme gebildet für jede Artikelgruppe entsprechend der sortierten Spalte. | |
Betriebsstätten
| Das Modul Bestellmanagement wurde erweitert um die Stammdaten der Betriebsstätten. Jede Position kann einer Betriebsstätte zugewiesen werden.
Es können beliebig viele Betriebsstätten über den Menüpunkt Betriebsstätten unter den Stammdaten angelegt werden. | |
| Bei der Bearbeitung der Stammdaten zu einer Betriebsstätte kann im Feld Bemerkung ein Text vereinbart werden, der auf der Bestellung mit ausgegeben wird. Durch die Verwendung eines RTF-(RichTextFormat) kann die Bemerkung mit beliebigen Schriftarten, Schriftgrößen, Schriftfarben, etc. vereinbart werden.
Dieser Text wird nur auf einer Bestellung ausgegeben sofern ausschließlich Positionen in der Bestellung enthalten sind die einer Betriebsstätte zugeordnet werden können. Werden individuell angepasste Druck-formulare für den Druck Bestellungen eingesetzt kann diese Erweiterung in den individuellen Formularen nachgezogen werden sofern dies gewünscht wird. | |
Bestellformular
| Die Bemerkung die in den Stammdaten der Betriebsstätte erfasst wurde, wird auf dem Bestellformular direkt vor den aufgeführten Positionen angedruckt. | |
Bestellung
| Wird bei einer Bestellung die Bemerkung aus den Stammdaten der Betriebsstätten angedruckt, wird die Bemerkung in die Anmerkung der Bestelldaten mit übernommen. Diese Anmerkung kann bei Bedarf mo-difiziert werden. | |
Anfordernde Stelle
| Die Betriebsstätten werden den anfordernden Stellen zugeordnet, somit wird eine direkte Verbindung der anforderenden Stelle zur Betriebsstätte hergestellt und bei der Anforderung von Artikeln ist keine weitere Eingabe erforderlich. Diese Logik erlaubt die Zuordnung einer Betriebsstätte zu mehreren Anfordern Stellen.
Selbstverständlich kann direkt aus der Bearbeitung der Anfordernden Stellen heraus über den Button im Eingabefeld der Betriebsstätte die Übersicht der Betriebsstätten angewählt werden. | |
| In dem oben aufgeführten Beispiel wird der Anfordernden Stelle „Mü“ die Betriebsstätte „MUC“ zugewiesen.
In der Übersicht der Anfordernden Stellen wird die zugeordnete Betriebsstätte angezeigt. | |
Positionen
| Jeder Position kann eine Anfordernde Stelle zugeordnet werden, der anfordernden Stelle eine Betriebsstätte. Sofern einer Anfordernden Stelle eine Betriebsstätte zugeordnet wurde, wird in dem Bearbeitungsformular Übersicht der Positionen eine zusätzliche Selektionsmöglichkeit mit der Betriebsstätte eingeblendet. | |
| Über die Anwahl/Eingabe einer Betriebsstätte werden ausschließlich Positionen zu der gewählten Be-triebsstätte angezeigt (d.h. Positionen denen eine Anfordernde Stelle zugeordnet ist, bei der die entspre-chende Betriebsstätte zugeordnet ist).
Durch diese Vorgehensweise können auf einer Bestellung oder einer Rechnung Positionen von unter-schiedlichen Betriebsstätten bei Bedarf zusammengefasst werden. | |
| Sofern keiner Anfordernden Stelle eine Betriebsstätte zugeordnet wurde wird die zusätzliche Selektions-möglichkeit nicht dargestellt. Die Darstellung ist unverändert. | |
Mehrwertsteuer
Stammdaten der Mehrwertsteuer
| In den Stammdaten der MwSt. können beliebige Mehrwertsteuersätze hinterlegt werden. | |
